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COMO TOMAR DECISIONES RAPIDAMENTE
Consejos para tomar mejores decisiones utilizando una estrategia para hacer frente a la indecision y al perfeccionismo. El perfeccionismo es uno de los principales problemas y enemigos de la gestion del tiempo
Definicion de Perfeccionismo : Tendencia a mejorar indefinidamente un trabajo sin decidirse a considerarlo acabado. En cuanto a la toma de decisiones implicaria estar siempre buscando nuevas opciones sin decidirse, por miedo a encontrar algo mejor.
Cuando tomamos decisiones tenemos dos patrones basicos, dos tipos de personalidad:
-maximizadores : continuamente comparando y buscando nuevas opciones, les resulta muy dificil, a veces imposible, decidir porque siempre piensan que pueden encontrar algo mejor como si pudieran llegar a encontrar el mejor pantalon del mundo, el mejor ordenador. Buscan la mejor relacion calidad/precio, lo mas barato, pero pierden mucho tiempo buscando, investigando, recopilando informacion. Cuando finalmente toman la decision, quedan insatisfechos porque despues encuentran algo que podian haber elegido mejor
-optimizadores : tienen un standard minimo de lo que buscan. Una vez que lo encuentran, eligen y no se complican mas. Buscan entre un par de opciones y deciden rapidamente, de esta manera se ahorran mucho tiempo. Despues no se preguntan si podian haber encontrado algo mejor, con lo cual quedan mas satisfechos.
Si somos maximizadores como podemos aprender a optimizar?
-Definir lo que queremos en esa situacion, lo que es optimo
-Asignar recursos, pensar cuanto tiempo vamos a gastar, cuanto dinero nos pensamos gastar
-Elegir entre varias opciones. Comparar y decidir
-No mirar atras
2 herramientas web para gestion del tiempo:
listhings.com
online-stopwatch.co
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El tiempo es mi propia vida. Gestionar bien el tiempo no es únicamente organizarme mejor, si no tener claras las actividades que me hacen conseguir ser lo que quiero ser. Priorizar lo importante frente a lo urgente y planificar y proteger, para disponer del tiempo que necesito para llegar al puerto que he elegido previamente.
En un proceso de coaching analizaremos las elecciones que realizas y aprenderemos a organizar, planificar y priorizar las actividades importantes para ti según el tiempo del que dispones.
http://www.a3coaching.com/category/gestion-del-tiempo-2/page/2#sthash.cyafHrnN.dpbs
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TIEMPOS LIMITE
No sé si quiero estar en esta relación o terminar con ella. He estado batallando con esto durante meses. No es adecuado que le dé largas indefinidamente. Me daré dos meses para tomar una decisión. (Anónimo).
Ya hace seis meses que tengo en la cabeza este problema sin resolver. Estoy confundido. No sé qué hacer. Me voy a dar un mes para llegar a una solución. (Anónimo).
A veces, ayuda el fijarse un tiempo límite. Esto puede ser cierto cuando enfrentamos problemas no resueltos, cuando estamos batallando con una decisión difícil, cuando hemos estado sentados en el banquillo un buen rato, o cuando nos hemos estado debatiendo en confusión durante un tiempo acerca de un asunto en particular.
Eso no significa un tiempo límite esculpido en piedra. Significa que estamos estableciendo un espacio de tiempo para ayudarnos a no sentirnos tan impotentes y para ayudarnos a encontrar una solución.
Fijar un tiempo límite puede liberar nuestra energía para hacer a un lado el problema o el asunto, para dejarlo ir y permitir que el universo, nuestro Poder Superior y nosotros mismos empecemos llegar a una solución.
No necesitamos decirle siempre a la gente que hemos fijado un tiempo límite. A veces, es mejor quedarse callado, pues de otra forma la gente puede sentir que estamos tratando de controlarla y puede rebelarse contra nuestro tiempo límite. A veces, es apropiado compartir con los demás que hemos establecido un tiempo límite.
Los tiempos límites son, primordialmente, una herramienta que usamos para ayudarnos. Los tiempos límite necesitan ser razonables y apropiados para cada situación individual. Si se usan adecuadamente, pueden ser una herramienta benéfica para ayudarnos a superar problemas y situaciones difíciles sin sentirnos atrapados e impotentes. Nos pueden ayudar a dejar ir el miedo y la obsesión, para que podamos concentrar nuestras energías en direcciones más constructivas. Establecer un tiempo límite nos puede ayudar a quitarnos de ese lugar incómodo en el que nos sentimos victimados por una persona o por un problema que no podemos resolver.
Los tiempos límite nos pueden ayudar a desapegarnos y seguir adelante.
“Hoy consideraré si sería útil fijar un tiempo límite en algún aspecto de mi vida. Reclamo la Sabiduría y la Guía Divinas para establecer tiempos límite adecuados para cualquier problema o cuestiones relacionadas con mis relaciones que pudiera tener”.
HABILIDADES PARA LA ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DEL TIEMPO
PLAN PERSONAL DE USO EFICAZ DEL TIEMPO
Tres objetivos:
1. Uno cuantitativo, concreto e inmediato: recuperar, al menos, una hora diaria, de las que nosotros no decidimos como empleamos
2. Otro cualitativo, menos concreto, pero mucho más importante: Ser más eficaz
3. Combatir el estrés
Cuatro fases:
1. Descubrir como funcionamos en relación al tiempo. Analizaremos tres aspectos: ¾ El propio recurso tiempo ¾ Nuestros hábitos ¾ El comportamiento de nuestro entorno
2. Decidiremos que queremos conseguir, desde el plazo más largo, hasta mañana. Carmen Sánchez Gombau
3. Nos defenderemos de nuestros ladrones de tiempo. Eliminaremos todo lo que perjudique nuestra eficacia
4. Desarrollaremos nuestras capacidades personales y las de las personas que dependen de nosotros
¿EFICAZ O EFICIENTE?
Eficaz: consiste en hacer lo que hay que hacer. Se centra en el resultado: en que debe ser hecho, con los menores recursos posibles Eficiente: hace muy bien lo que hace. Pero puede realizar maravillosamente algo que debería haber realizado otro, o que ni siquiera era necesario hacer
CARACTERISTICAS DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO
1. Manejar bien el tiempo NO es trabajar deprisa.
2. La mayoría de personas NO pueden resolver sus problemas de tiempo trabajando más horas.
3. Los que se concentran en trabajar eficientemente NO son los más eficaces. La eficacia, más que hacer las cosas bien, exige hacer lo que hay que hacer.
4. Hacer varias cosas a la vez NO es un uso eficaz del tiempo. Resulta más eficaz concentrar tiempo y esfuerzo en una cosa, terminarla y abordar otra con igual concentración
5. La mayoría de personas NO tienen exceso de trabajo por las propias exigencias de su puesto. El tiempo nunca es suficiente para realizar todo cuanto se desearía hacer, y es necesario elegir.
6. Siempre se puede elegir en función de las prioridades. Siempre hay cosas más importantes que otras, por conducir más directamente a los objetivos. Y son éstas las que requieren prioridad.
7. Todas las actividades diarias pueden ser planificadas. Aunque no es necesario respetar ciegamente esta planificación si luego surge una actividad alternativa de mayor interés.
8. En general, NO solemos saber en qué empleamos nuestro tiempo y cuáles son las causas que hacen que lo perdamos a veces.
9. Los individuos más atareados y activos NO son los que obtienen mejores resultados. Es evidente que, a igualdad de eficacia, una mayor actividad produce mejores resultados, pero una gran actividad, por si misma, no garantiza nada.
10. La simplificación de tareas directivas NO es una buena manera de ganar tiempo.
11. Controlar el tiempo NO lleva a perder oportunidades inesperadas pero interesantes.
12. Manejar bien el tiempo NO supone trabajar como un robot. La libertad se preserva con la elección deliberada del empleo de nuestro tiempo, y no dejándonos arrastrar por las circunstancias.
13. Las personas de mayor responsabilidad NO deben trabajar más tiempo para dar ejemplo. La responsabilidad, la dificultad o calidad del trabajo no se manifiestan por un mayor número de horas trabajadas.
14. Mi responsabilidad NO me exige estar siempre disponible para el que me necesite. La responsabilidad y disponibilidad son conceptos independientes.
15. La calidad de las decisiones NO mejora por tomarlas con más tiempo. Una vez recogida la información suficiente, cuanto más tiempo se deje pasar, menos eficaz resultará la decisión. Nunca se dispondrá, por otra parte, de toda la información que se querría tener.
16. Delegando NO se libera un montón de tiempo a corto plazo ni permite aliviar responsabilidades.
17. Hacerlo uno mismo NO permite ahorrar tiempo, dirigir no es hacer las cosas uno mismo, sino conseguir resultados a través de un equipo.
LOS ENEMIGOS DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO
• No presupuestar bien el tiempo
• Confusión en las prioridades
• Los sumideros de tiempo
• El desorden
• Los ladrones del tiempo
• La falta de concentración
• La impuntualidad
ORGANIZAR NUESTRO TRABAJO
1. PLANIFICAR: Decidir qué se va a hacer, planteando objetivos a largo plazo, y objetivos a medio y corto plato que los hagan posibles. 2. PROGRAMAR: Decidir cuándo se va a hacer y asignar los recursos necesarios para conseguir los objetivos.
¿URGENTE O IMPORTANTE?
Stephen R. Covey propone una matriz de gestión personal para clasificar las distintas tareas y actividades diarias según estos dos criterios:
1. Urgencia, aquellas actividades que requieren una acción inmediata
2. Importancia, aquellas actividades que tienen que ver con los resultados.
URGENTE/ IMPORTANTE
vencimientos
crisis
problemas
URGENTE/ NO IMPORTANT
interrupciones
inmediatez
cambios
correspondencia
informes
NO URGENTE/ IMPORTANTE
planificacion, organizacion
anticipacion
oportunidades
relaciones
NO URGENTE/ NO IMPORTANTE
trivialidades
perdidas de tiempo
actividades gratas
TRAMPAS EN EL CONTROL DE NUESTRO TIEMPO
¾ El excesivo PERFECCIONISMO
¾ No saber decir No
¾ Estar muy ocupado (recordemos el cuento de los dos leñadores…)
¾ Dejar las cosas importantes para luego
¾ La adicción al trabajo
¾ La “excitación del riesgo”: “la prisa suele servir para ahorrar minutos…….después de haber malgastado horas”.
HERRAMIENTAS Y RECURSOS DE CONTROL DEL TIEMPO
9 Evitar posponer las tareas
9 Reducción de interrupciones
9 Aprender a delegar
9 Gestionar adecuadamente nuestro estrés
9 Ser asertivos
9 Optimizar nuestras reuniones
DECALOGO DEL USO DE TIEMPO
1. DECIDE A DONDE QUIERES IR, es decir, tus objetivos
2. PLANIFICA TUS ACTIVIDADES para llegar allí
3. ASIGNA A CADA UNA SOLO EL TIEMPO JUSTO
4. COMIENZA POR LA MÁS IMPORTANTE
5. SIGUE TU PROGRAMA, salvo que surja algo más importante. 6. HAZLO YA, no lo dejes para luego 7. CONCENTRATE EN UN SOLO ASUNTO 8. ACABA LO QUE COMIENCES 9. HAZ EL MEJOR USO DE TU PRÓXIMO MINUTO 10. TOMATE TIEMPO PARA TI MISMO; desarróllate, disfruta, vive.
Alguien se ufanó ante UNAMUNO: “Yo duermo menos que usted”. Si, replico Don Miguel, pero yo, cuando estoy despierto, estoy más despierto que usted”
DESCUBRIENDO MIS LADRONES DE TIEMPO
a.-las cosas que tienes que hacer hoy sin falta y no te acuestes hasta que esten hechas ¡Para hacer ahora!
b.-cosas que son urgentes pero que pueden esperar ¡Para hacer mañana!
c.-todas las cosas que son necesarias pero no realmente urgentes.¡Para hacer otro dia!
¿Estas dispuesto a avanzar? Si no es asi, ¿Pq? cuando te haces esa pregunta con sensibilidad y escuchas tus razones sin juzgarte, comprendiendote comienzas un proceso que te permitira deshacerte de los bloqueos que te atenazan en tu interior.
¿Cuales son mis deseos mas profundos?